BUSINESS мероприятия

Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе.  Это конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности и географическому охвату превосходят классические офисные совещания.

Основными целями деловых мероприятий является создание, укрепление и поддержание положительного делового имиджа компании, повышение узнаваемости торговой марки, привлечение партнёров, клиентов, инвесторов и вывод на рынок нового продукта.

Подготовка деловых мероприятий и их организация это до 80% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится.

Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо сопоставить цели инициатора и формат события, обеспечить баланс культурно-развлекательной и деловой частей мероприятия.

Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех. Поэтому сегодня подготовку деловых мероприятий всё чаще делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.

Конференции

Это деловые мероприятия для реальных и потенциальных партнёров и коллег с целью обсуждения различных проблем, частных и общих вопросов, связанных с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще.

Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:

разработать деловую и креативную концепцию;

подобрать и арендовать площадку, оборудование;

создать базу участников и пригласить их, а также известных спикеров;

продумать индивидуальный стиль мероприятия;

привлечь медиа-партнёров;

разработать программу мероприятия с удачным чередованием шоу-программ и деловых встреч;

обеспечить проживание и питание участников и т. д.

Дилерское мероприятие

Мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах. Но их объединяют цели: обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.

Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.

Семинары

Это узконаправленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.

По форме и задачам семинары бывают закрытыми и открытыми.

Закрытые  семинары проводят для сотрудников компании с целью повышения их компетентности и квалификации.

Открытые семинары проводят для всех желающих. Нередко компании проводят открытые бизнес-семинары с целью собственной рекламы.

Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд при необходимости.

Тренинги

Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.

Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.

Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.

Выставки

Выставки проводят с целью демонстрации продукта, его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.

Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.

Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.

Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников, насыщенности деловой и развлекательной программы.

Презентации

Задача этого мероприятия — представление продукции или услуги, рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.

Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа, найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.

По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.

Форумы

Форум — одно из самых масштабных бизнес-мероприятий. Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем,  кто только начинает деятельность, установить важные контакты.

Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки. Подготовка деловых мероприятий-форумов требует поиска площадки, участников, разработки рекламной компании и информационной поддержки, бронирования жилья для гостей и организации трансфера, питания гостей, оформления помещений, составления культурно-развлекательной программы и решения ещё множества вопросов. Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.

Основные этапы подготовки деловых мероприятий.

Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:

постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;

расчёт и согласование бюджета;

определение концепции события и разработка плана мероприятий;

составление графика подготовки, распределение задач;

информационная поддержка события, рекламная кампания;

собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;

техническая подготовка площадки мероприятия;

встреча и размещение гостей.

За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.